E-Rechnung.
Bei Geschäften unter Unternehmern (B2B) sind ab 2025 elektronische Rechnungen verpflichtend. Der Bund hat die neuen europäischen Regelungen mit dem Wachstums-chancengesetz umgesetzt, das am 22.03.2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde.
Das müssen Sie beachten.
Zum 01.01.2025 haben sich die Definitionen in § 14 Abs. 1 UStG geändert. Neu wird nun zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen oder eRechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. E-Rechnungen sind also Rechnungen, die elektronisch und automatisch von Maschinen bzw. Computern verarbeitet werden können.
Normale pdf-Rechnungen, die per E-Mail übersandt werden, sind keine E-Rechnungen, sondern "sonstige Rechnungen".
Das Format der E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen nach RL 2014/55/EU entsprechen (sog. CEN-Norm EN 16931). Diese Vorgaben der Datenstrukturierung werden mittlerweile von jedem guten Buchhaltungssystem umgesetzt. E-Rechnungen müssen elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Nach der deutschen E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) muss für Aufträge von öffentlichen Auftraggebern grundsätzlich das X-Rechnung-Format verwendet werden (§ 4 E-Rech-V). Gerade bei Unternehmen, die häufig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten (z.B. Baugewerbe), dürfte sich daher das Rechnung Format durchsetzen. Für alle anderen Unternehmer gilt, dass das Format zwischen Unternehmern auch vereinbart werden kann. Auch das bisherige EDI-Format ist weiterhin möglich, solange sich die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Daten in das europäische Format extrahieren lassen.
In der Praxis dürften auch hybride Rechnungen (eRechnung zusammen mit pdf-Rechnung) eine große Rolle spielen. Ein solches Format ist z.B. das ZUGFeRD Format. Jedoch ist die E-Rechnung bei hybriden Rechnungen nun neu die führende Rechnung bzw. das führende Format
Der Gesetzgeber hat keine Vorgabe zur Übertragung von E-Rechnungen gemacht.
Bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Miete) soll es nach der Finanzverwaltung ausreichen, wenn im ersten Zeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird und sich ansonsten aus dem Vertrag ergibt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.
Wegen des zu erwartenden Aufwands gibt es einen Übergangszeitraum von 2025 bis 2027. 2025 und 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen (PDF, Papier usw.) ausgestellt werden. Ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000,00 Euro hatten.
Ein schneller Überblick.
01
E-Rechnungen sind keine PDF-Dateien, sondern maschinenlesbare Formate (z.B. XML). Es müssen in jedem Fall die erforderlichen Informationen nach dem UStG enthalten sein.
02
E-Rechnungen müssen ab 2025 grundsätzlich angeboten werden. Es gelten aber Übergangsfristen von 2025-2027, wenn der Empfänger zustimmt.
03
Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen. Für öffentliche Auftraggeber gilt XRechnung. Es können aber auch hybride Rechnungen (PDF und XML) verwendet werden.
04
Der Gesetzgeber hat keine Vorgaben zum Versand von E-Rechnungen gemacht. Daher ist der Versand per E-Mail weiterhin möglich.
05
E-Rechnungen müssen grundsätzlich auch von Unternehmern und Selbstständigen empfangen werden können, die selbst steuerfreie Leistungen anbieten (z.B. Vermieter oder Ärzte)